Tespit ve Öneri Defteri Nasıl Doldurulur? Örnek Sayfa ve Süreler

Tespit ve öneri defteri, iş güvenliği uzmanı ile işyeri hekiminin işyerinde gördüğü eksiklikleri ve önerilerini işverene yazılı bildirdiği, seri numaralı ve her sayfası il müdürlüğü ya da noterce mühürlenmiş onaylı defterdir. Doğru bir kayıtta tarih, yeri belli tespit, uygulanabilir öneri, mevzuat dayanağı, termin ve imzalar birlikte yer alır.

Öne çıkanlar

• Tespit ve öneri defteri, her sayfası il müdürlüğü veya noterce mühürlenen, seri numaralı ve bir asıl iki kopyalı fiziki bir defterdir; İSG-KATİP'te elektronik karşılığı yoktur.
• Deftere uzman ve hekim yazar, kayıtlar tespite göre birlikte veya ayrı ayrı imzalanır ve yazılan öneriler işverene tebliğ edilmiş sayılır.
• İşveren yazılı bildirilen bir tedbiri yerine getirmezse 2026'da her tedbir için 22.194 TL ile 66.582 TL arasında idari para cezası uygulanır.
• Makul sürede giderilmeyen hayati tehlikeyi il müdürlüğüne bildirmeyen uzman veya hekimin belgesi üç ay, tekrarında altı ay askıya alınır.
• Mevzuat defter için ayrı saklama süresi koymadığından dolan defter imha edilmemeli, OSGB kopyaları da arşivde tutulmalıdır.

Onaylı defter nedir, hangi maddeler zorunlu tutuyor?

Mevzuattaki adı onaylı defterdir; sahada tespit ve öneri defteri veya İSG onaylı defter denir. İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği m.4/1-e onu, uzman ve hekimin tespit ve tavsiyelerinin yazıldığı, seri numaralı, sayfaları bir asıl iki kopyalı ve her işyeri için tek olan defter olarak tanımlar.

Defter yalnızca eksiklik listesi değildir; verilen eğitim, risk değerlendirmesi çalışması ve hekimle ortak incelemeler de buraya yazılır.

Yükümlülük, işyerinde uzman veya hekim görevlendirildiği anda başlar. Hangi işyerinin uzman görevlendirmek zorunda olduğunu İSG uzmanı bulundurma zorunluluğu yazımızda anlattık.

Defter bugün nasıl onaylatılır: noter mi, İSG-KATİP mi?

Defter, işyerinin bağlı bulunduğu Çalışma ve İş Kurumu İl Müdürlüğüne ya da bir notere her sayfası mühürletilerek onaylatılır (İSG Hizmetleri Yönetmeliği m.7/3). İki yol da geçerlidir. İSG-KATİP üzerinden tutulan elektronik bir onaylı defter mevzuatta yoktur; İSG-KATİP, sözleşme ve görevlendirme gibi işlemlerin kaydı için kullanılır.

Kanun Bakanlığa onay işlemlerini elektronik ortama taşıma yetkisi verse de (6331 m.27/3) onaylı defter için böyle bir düzenleme yapılmadı; Ekim 2026 itibarıyla yürürlükteki metin fiziki defteri tarif ediyor. İSG yazılımına (İBYS) girilen veriler de defterin yerine geçmez.

Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı (ÇSGB), deftere ilişkin bütün sorumluluğun işverende olduğunu belirtir; defteri temin edip onaylatmak işverenin işidir. İlk kayıttan önce şunları kontrol edin:

• Sayfa numaraları kesintisiz, her sayfada onay mührü var.
• Her sayfa bir asıl ve iki kopyadan oluşuyor.
• İşyeri unvanı ve SGK sicil numarası doğru yazılmış.
• Bu defter işyerinde kullanılan tek defter; dolan eski cilt ayrı saklanıyor.

Deftere kim yazar, kim imzalar?

Deftere iş güvenliği uzmanı ile işyeri hekimi yazar. Kayıtlar, yapılan tespite göre uzman, hekim ve işveren tarafından birlikte veya ayrı ayrı imzalanır; her sayfada üç imzanın birden bulunması gerekmez. Deftere yazılan tespit ve öneriler işverene tebliğ edilmiş sayılır (İSG Hizmetleri Yönetmeliği m.7/4).

İşveren adına imzayı çoğunlukla fabrika müdürü gibi bir işveren vekili atar. İmzanın yanına ad soyad, unvan, tarih ve saat yazdırın. Defterin düzenli tutulmasını sağlamak ve müfettiş istediğinde göstermek de işverenin yükümlülüğüdür (m.7/5).

İşveren vekili imzadan kaçınırsa kaydı silmeyin. Yönetmelik yazılan tespiti tebliğ edilmiş saydığı için sayfaya tarih ve saatle "imzadan kaçınıldı" notunu düşüp imzalayın, aynı tespiti e-posta veya KEP ile de gönderin.

İşyeri hekimi deftere isim ve teşhis yazmaz. Sağlık bilgileri gizlidir (6331 m.15/5) ve hekim, kişisel sağlık dosyasındaki bilgileri gizli tutmakla yükümlüdür (İşyeri Hekimi Yönetmeliği m.11/1). Defter işverenin elinde durduğu için hekim kayıtlarını toplu ve isimsiz yazar.

Tespit ve öneri defteri nasıl doldurulur?

Her ziyarette sayfaya tarih ve saat aralığını yazın, ardından her tespiti numaralayarak yerini, durumunu ve etkilenen kişi sayısını belirtin. Öneriyi uygulanabilir bir işe, dayanağı madde numarasına, termini takvim tarihine bağlayın. Kaydı imzalayıp işveren vekiline imzalatın, kopyaları ayırın ve bir sonraki ziyarette kapatma kaydı düşün.

1. Başlık: Tarih, ziyaret saat aralığı, adınız ve unvanınız. Satır atlamayın, boş alan bırakmayın.
2. Tespit: Yer (bina, kat, hat, makine numarası), gözlenen durum, etkilenen çalışan sayısı ve varsa fotoğraf veya ölçüm raporu numarası. Yorum ve suçlama yazmayın.
3. Öneri: Önce toplu korunma, sonra kişisel koruyucu donanım (6331 m.5/1-g). "Dikkat edilmeli" yerine "monte edilsin, test edilsin" gibi ölçülebilir fiiller kullanın.
4. Dayanak: Yönetmelik adı ve madde numarası. Emin olmadığınız maddeyi yazmayın.
5. Termin: Takvim tarihi. Hayati tehlikede "derhal" yazın ve gerekirse işin durdurulması için işverene başvurun (İGU Yönetmeliği m.10/1-b).
6. İmza: Kendi kaydınızı imzalayın, işveren vekiline ad soyad, tarih ve saatle imzalatın.
7. Nüsha: Asıl defterde kalır, kopyanızı ayırın; OSGB'de çalışıyorsanız arşive teslim edin.
8. Kapatma: Sonraki ziyarette tespiti yerinde kontrol edip "giderildi" ya da "devam ediyor, yeni termin" yazın. Uzman, önerilerinin takibini yapmakla yükümlüdür (İGU Yönetmeliği m.9/1-b).

Aynı bilginin iki yazılışı, kaydın denetimde ne kadar işe yarayacağını belirler:

Tespit ve öneri defteri örneği: 5 saha kaydı

Aşağıdaki sayfa, çok tehlikeli sınıfta sac işleme ve çelik konstrüksiyon yapan 85 çalışanlı bir imalathanenin 14.10.2026 ziyaretine aittir. İlk dört kaydı (A) sınıfı iş güvenliği uzmanı, beşincisini işyeri hekimi yazdı. İşyeri ve kişiler örnektir; aynı sayfanın düzenlenebilir hâlini Word örnek sayfa olarak indirebilirsiniz.

Kısaltmalar: İGU iş güvenliği uzmanı, İH işyeri hekimi. İşyeri Bina ve Eklentileri Yön.: İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik. İş Ekipmanları Yön.: İş Ekipmanlarının Kullanımında Sağlık ve Güvenlik Şartları Yönetmeliği. Gürültü Yön.: Çalışanların Gürültü ile İlgili Risklerden Korunmalarına Dair Yönetmelik.

• 1 ve 2 numaralı kayıtlar hayati tehlikedir. Termin "derhal" ve "kullanılmaz" ifadeleriyle yazıldı. Makul sürede giderilmezlerse il müdürlüğüne bildirim zinciri başlar.
• 4 numaralı kayıt bir ramak kala olay örneğidir. Yaralanma olmasa da 6331 m.14/1-b olayın incelenip raporlanmasını ister.
• 5 numaralı kayıtta hekim isim ve teşhis yazmadı. Çok tehlikeli sınıfta periyodik muayene en geç yılda bir tekrarlanır; 85 dB(A) üzerindeki maruziyette işitme testini işveren yaptırır.

Bir hafta sonraki ziyarette kapatma kaydı şöyle yazılır:

21.10.2026: 14.10.2026 tarihli 1 numaralı tespit yerinde kontrol edildi. Mezanin korkuluğu yeniden monte edilmiş ve sabitlenmiş, platform kullanıma açılabilir. 2 numaralı tespitte ışık perdesi devrede, fonksiyon testi tutanağı görüldü.

Hangi süreler geçerli, defter kaç yıl saklanır?

Mevzuat termin için sabit gün vermez; uzman ve hekim riske göre makul süre belirler. Sabit süreler bildirim ve yaptırım tarafındadır: giderilmeyen hayati tehlike il müdürlüğüne bildirilir, bildirmeyen uzmanın belgesi üç ay askıya alınır. Defter için ayrı bir saklama süresi yazılmamıştır, bu yüzden dolan defteri imha etmeyin.

Ziyaret planınız bu dakikalara göre kurulur ve her ziyaret deftere yansımalıdır. Aylık sürenizi İSG uzmanı çalışma süreleri hesaplama rehberimizle çıkarabilirsiniz.

Sık karıştırılan 15 yıl, kişisel sağlık dosyaları içindir; defter için m.7/1-a yalnızca İSG kayıtlarının saklanmasını ister. İş kazasından yıllar sonra açılan bir davada tebliği kanıtlayan belge yine bu defterdir.

İşveren deftere yazılanları yapmazsa ne olur?

İşveren, uzman ve hekimin yazılı bildirdiği mevzuata uygun tedbirleri yerine getirmekle yükümlüdür (6331 m.6/1-ç). Yapmazsa yerine getirilmeyen her tedbir için ayrı idari para cezası uygulanır. Hayati tehlike giderilmezse uzman ve hekim il müdürlüğüne bildirir; müfettiş hayati tehlike tespit ederse iş, tehlike giderilinceye kadar durdurulur (6331 m.25).

2026'da 6331 m.26/1-b uyarınca uygulanan tutarlar, her tedbir için ayrı ayrı:

Tutarlar ÇSGB İş Sağlığı ve Güvenliği Genel Müdürlüğünün 2026 tablosundandır ve her yıl yeniden değerleme oranıyla artar. Örnek sayfadaki 85 çalışanlı, çok tehlikeli imalathanede yerine getirilmeyen her tedbirin karşılığı 66.582 TL'dir.

Hayati tehlikede bildirim sırası

1. Tespiti ayrı numarayla yazın, termine "derhal" deyin, gerekirse işin durdurulması için işverene başvurun (İGU ve İşyeri Hekimi yönetmelikleri m.10/1-b).
2. Belirlediğiniz makul süre içinde giderilmezse işyerinin bağlı olduğu Çalışma ve İş Kurumu İl Müdürlüğüne yazılı bildirin (m.11/3). Kanun, bildirimin varsa yetkili sendika temsilcisine, yoksa çalışan temsilcisine de yapılmasını öngörür (6331 m.8/2).
3. OSGB'de çalışıyorsanız bildirimi OSGB yönetimi de yapabilir. Ocak 2025'teki 7538 sayılı Kanun değişikliğinden bu yana bildirim yapmayan OSGB'nin yetki belgesi de askıya alınır.
4. Bu bildirim yüzünden sözleşmeniz feshedilemez; aksi hâlde işveren en az bir yıllık sözleşme ücretiniz tutarında tazminat öder.

Kaza olursa defter iki taraf için de kanıttır. Tebliğ edilmiş sayılan bir tespit karşısında işveren haberi olmadığını ileri süremez; hiç yazılmamış bir tehlike ise uzmanın görevini yapıp yapmadığını sorgulatır. Ölüm veya maluliyetle sonuçlanan kazada ihmali tespit edilen uzman ve hekimin belgesi askıya alınır (6331 m.8/4).

OSGB hizmetinde defter nasıl yönetilir?

Defter yine işyerine aittir ve asıl nüsha işverende kalır. OSGB'nin görevlendirdiği uzman ve hekimin kopyaları OSGB arşivinde tutulur, denetimde gösterilir ve sözleşme bitince bütün kayıtlar işverene teslim edilir (İSG Hizmetleri Yönetmeliği m.13/2). Hizmeti OSGB'den almak işverenin sorumluluğunu kaldırmaz (6331 m.4/2).

• Arşiv: Kopyaların OSGB'de bulunmaması, İSG Hizmetleri Yönetmeliği Ek-7'de hafif ihlaldir ve denetim başına 20 ihtar puanı verilir. Puanlar 300'e ulaşırsa OSGB'nin yetki belgesi altı ay askıya alınır (m.22/1).
• Görevlendirme: Deftere yazan uzman ve hekim, o işyeri için İSG-KATİP'te tanımlı olmalıdır. ÇSGB, tanımlı olmayan kişinin işlemlerinin geçersiz olduğunu ve bunun orta ihlal sayıldığını belirtir.
• OSGB değişimi: Defter her işyeri için tektir, yeni ekip aynı deftere devam eder. İlk ziyarette önceki ekibin açık tespitlerini gözden geçirip kayda geçirin.
• Gerçeğe aykırı evrak: Yönetmelik gereği düzenlenen evrakın gerçeğe aykırı çıkması, OSGB yetki belgesinin üç ay askıya alınma sebebidir (m.22/3-a). Yapılmamış ziyareti yazmayın, geriye tarih atmayın.

Defter kayıtlarında en sık yapılan 8 hata

1. Onaysız ya da başka bir işyerine ait defteri kullanmak.
2. "Genel kontrol yapıldı, eksikler bildirildi" gibi yer ve kişi belirtmeyen kayıt yazmak.
3. Termini boş bırakmak veya "acilen" yazmak; makul sürenin ne zaman dolduğu belirsiz kalır.
4. Hayati tehlikeyi sıradan bir maddenin içine gömmek.
5. İşveren imzasını ve tebellüğ saatini almamak.
6. Önceki ziyaretin açık tespitlerini kapatmamak.
7. Düzeltici sıvı kullanmak veya sayfa koparmak. Hatalı kelimeyi tek çizgiyle çizip yanına paraf atın.
8. Asıl nüshayı OSGB ofisinde tutmak. Asıl işverende kalır ve müfettiş istediğinde gösterilir.

Bir sonraki ziyaretten önce

Bir sonraki ziyaretinize açık tespitlerin listesiyle gidin, hayati tehlikeleri ayrı numarayla yazın ve her kaydı tarihli bir terminle bitirin. Mevzuatı saha uygulamasıyla birlikte öğrenmek istiyorsanız Uludağ Uzman Akademi C sınıfı iş güvenliği kursu programını inceleyin; dönem tarihleri için iletişim sayfamızdan bize ulaşın.

Kaynaklar

• İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği (mevzuat.gov.tr)
• İş Güvenliği Uzmanlarının Görev, Yetki, Sorumluluk ve Eğitimleri Hakkında Yönetmelik (mevzuat.gov.tr)
• İşyeri Hekimi ve Diğer Sağlık Personelinin Görev, Yetki, Sorumluluk ve Eğitimleri Hakkında Yönetmelik (mevzuat.gov.tr)
• 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu (mevzuat.gov.tr)