İş Kazası Tutanağı Örneği (Word) ve Doğru Doldurma Rehberi

İş kazası tutanağı, kazanın ne zaman, nerede ve nasıl olduğunu, kimin yaralandığını, kimlerin gördüğünü ve ilk müdahaleyi olay yerinde imzalarla kayda geçiren işyeri belgesidir. Aşağıdaki iş kazası tutanağı örneği alan alan açıklandı, kurgusal bir olayla dolduruldu ve Word şablonu olarak hazırlandı. Tutanak, SGK'ya kazadan sonraki üç iş günü içinde yapılması gereken bildirimin yerine geçmez.

Öne çıkanlar

• Tutanak, olay yerindeki olguları ilk saatlerde imzayla sabitleyen iç belgedir; SGK bildirimi ve iş kazası araştırma raporu ondan ayrı yükümlülüklerdir.
• İşveren kazayı o yerin kolluk kuvvetlerine derhal, SGK'ya en geç kazadan sonraki üç iş günü içinde bildirir (5510 sayılı Kanun m.13, 6331 sayılı Kanun m.14).
• Tutanağa yorum ve suçlama değil gözlenen olgu yazılır; tanıklar ayrı ayrı dinlenir ve herkes yalnızca kendi ifadesini imzalar.
• Kroki, ölçekli fotoğraflar ve kamera kaydı kopyası olay yeri toplanmadan önce alınır ve tutanağa ek numarasıyla bağlanır.
• Tutanak alanlarını SGK e-bildirim ekranının sorduğu bilgilere göre kurmak bildirimi hızlandırır ve iki belge arasında çelişkiyi önler.

İş kazası nedir, hangi olaylar için tutanak tutulur?

6331 sayılı Kanun madde 3, iş kazasını işyerinde veya işin yürütümü nedeniyle meydana gelen, ölüme sebebiyet veren veya vücut bütünlüğünü ruhen ya da bedenen engelli hâle getiren olay olarak tanımlar. İşveren bu tanıma giren bütün kazaların kaydını tutmakla yükümlüdür (madde 14) ve bu kaydın ilk belgesi tutanaktır.

SGK bakımından tanım 5510 sayılı Kanun madde 13'tedir. Kanun, olayın şu beş durumdan birinde meydana gelmesini arar.

Olayın iş kazası sayılıp sayılmayacağını işyeri değil, gerektiğinde soruşturma yaptırarak SGK değerlendirir (5510 m.13). Emin olmadığınızda da tutanak tutup bildirimi süresinde yapın; kavrama giriş için iş kazası nedir yazımıza bakabilirsiniz.

Yaralanmasız ama zarar potansiyeli taşıyan olaylar da kayıt dışı kalmaz; 6331 madde 14/1-b bunların incelenip raporlanmasını ister. Bu olaylar için ramak kala olay ve risk analizi yazımıza bakabilirsiniz.

İşveren kazayı kime ve kaç iş günü içinde bildirir?

İşveren iş kazasını, kazanın olduğu yerin yetkili kolluk kuvvetlerine (polis veya jandarma) derhal, SGK'ya ise en geç kazadan sonraki üç iş günü içinde bildirir. Dayanak 5510 sayılı Kanun madde 13 ve 6331 sayılı Kanun madde 14'tür. SGK bildirimi, İş Kazası Meslek Hastalığı E-Bildirim uygulamasından elektronik olarak yapılır.

Süre, kaza gününden sonraki ilk iş günüyle başlar: Pazartesi olan bir kazada, araya resmî tatil girmezse son gün Perşembedir. Kaza işverenin kontrolü dışındaki bir yerde olduysa, örneğin görevle gidilen bir müşteri sahasında, süre kazanın öğrenildiği tarihten başlar (5510 m.13).

Bildirim SGK'nın E-Bildirim uygulamasında e-Bildirge kullanıcı adı ve şifresiyle yapılır, ayrıca yetki talebi gerekmez. Giriş ekranına göre internetten yapılan bildirim yeterlidir; SGK'ya ya da Bakanlığa yazılı bildirim gerekmez. Stajyer, çırak ve İŞKUR kursiyerleri için de bildirim yapılabilir.

Geciktirmenin bedeli somuttur: süresinde bildirilmeyen kazada, bildirim tarihine kadar sigortalıya ödenen geçici iş göremezlik ödeneği işverenden tahsil edilir (5510 m.21). Yasal süre dolunca sistemde kaza tarihi değiştirilemez ve kayıt silinemez; düzeltme için sosyal güvenlik merkezine başvurmak gerekir.

Uygulamanın hastane bildirim sorgulama menüsü, çalışanlarınızın iş kazası gerekçesiyle hastaneye başvurularını gösterir. Size ulaşmamış kazaları yakalamak için listeyi haftalık kontrol edin; kaydın görünmemesi yükümlülüğü kaldırmaz.

Tutanak, SGK bildirimi ve iş kazası araştırma raporu arasındaki fark nedir?

Tutanak, kazanın ilk saatlerindeki olguları olay yerinde imzayla sabitleyen iç belgedir. SGK bildirimi, kazanın Kuruma en geç üç iş günü içinde elektronik olarak iletilmesidir. İş kazası araştırma raporu ise 6331 sayılı Kanun madde 14'teki inceleme yükümlülüğünün ürünüdür; kök nedenleri ve kalıcı önlemleri ortaya koyar. Hiçbiri diğerinin yerine geçmez.

Tutanakta "neden" sorusu yalnızca ilk gözlemle yanıtlanır: aşınmış pabuç, ıslak zemin gibi. Talimatın neden uygulanmadığı ya da risk değerlendirmesinde neyin eksik kaldığı araştırma raporunun konusudur. 6331 sayılı Kanun ikisi için de şablon vermez; içeriği işyeri kurar.

Uzman, kazayla ilgili tespit ve tavsiyelerini onaylı deftere de yazar; kural, İş Güvenliği Uzmanlarının Görev, Yetki, Sorumluluk ve Eğitimleri Hakkında Yönetmelik (İGU Yönetmeliği) madde 11/4'tedir. Bu kaydın önemini İSG onaylı defter yazımızda anlattık.

İş kazası tutanağını kim hazırlar, kimler imzalar?

Kazaların kaydını tutma ve inceleme yükümlülüğü işverene aittir (6331 m.14/1-a); tutanak bu yüzden işveren adına düzenlenir. Uygulamada kazanın olduğu bölümün amiri tutanağı başlatır, iş güvenliği uzmanı ve varsa işyeri hekimi tamamlar. Tanıklar kendi ifadelerini, düzenleyenler tutanağı, işveren ya da vekili onay alanını imzalar.

Uzmanın rolü yönetmelikte yazılıdır: İGU Yönetmeliği madde 9, uzmana kaza nedenlerini araştırma, tekrarını önleyecek önlemleri işverene önerme ve işyeri hekimiyle birlikte önleyici faaliyet planı hazırlama görevini verir. OSGB'den hizmet alınan işyerinde uzman sahada değilse bölüm amiri tutanağı aynı gün başlatır, uzman ilk ziyaretinde ifadeleri ve ekleri tamamlar.

İmza bloğu

• Düzenleyenler: bölüm amiri veya şantiye şefi ile iş güvenliği uzmanı.
• İşyeri hekimi veya diğer sağlık personeli: yaralanma ve ilk yardım bölümü için.
• Tanıklar: her biri yalnızca kendi ifadesini ve listedeki satırını imzalar.
• Kazalı: durumu elverirse kendi beyanını imzalar; hastanedeyse "imza alınamadı" notu ve beyanın alınacağı tarih yazılır.
• Çalışan temsilcisi (varsa) ve işveren ya da vekili: okuyup imzalar.
• İmzadan kaçınan olursa: zorlamayın; "imzadan imtina etti" notunu düşüp en az iki kişiyle imzalayın.

İş kazası tutanağı nasıl doldurulur? Alan alan açıklama

Tutanağı aşağıdaki on bölüm hâlinde, kaza günü ve mümkünse olay yerinde doldurun. Her alana gözlenen olguyu yazın, tahmini bilgiyi "tahmini" diye işaretleyin, bilinmeyeni boş bırakmak yerine "henüz bilinmiyor" yazın. Alanları SGK e-bildirim ekranının sorduğu bilgilere göre kurmak, üç iş günlük bildirimi de hızlandırır.

Bu on bölümün boş hâli ve aşağıdaki kurgusal olayla doldurulmuş sürümü İş Kazası Tutanağı Örneği (Word) dosyasında hazır. Unvanınızı ve sicil numaranızı ekleyip kullanabilirsiniz; takıldığınız bir alan olursa bize yazabilirsiniz.

Tanık ifadesi nasıl alınır?

Tanık ifadelerini kazadan sonra mümkün olan en kısa sürede, her tanıkla ayrı ayrı ve sakin bir yerde alın. Önce serbest anlatım isteyin, sonra açık uçlu sorularla eksikleri tamamlayın. İfadeyi tanığın kendi cümleleriyle yazın, ona okutun ve her sayfayı imzalatın; düzeltmeleri karalamadan, üstünü tek çizgiyle çizip parafla yapın.

Sorulacak temel sorular

• Kaza anında neredeydiniz, kazalıya uzaklığınız ne kadardı?
• Ne gördünüz, ne duydunuz? Olayın tamamını mı, bir kısmını mı gördünüz?
• Kazalı o sırada hangi işi, hangi ekipmanla yapıyordu?
• Olaydan hemen önce dikkatinizi çeken bir şey oldu mu?
• Kazadan sonra kim, ne yaptı?

Yönlendirici sorulardan kaçının: "Merdiveni kimse tutmuyordu, değil mi?" diye sorulan tanık, sizin duymak istediğinizi anlatır. Görülen ile sonradan duyulanı ayırın; "sesi duyup döndüğümde yerdeydi" cümlesi, düşüşün görülmediğini açıkça kayda geçirir.

SGK ekranı da "Kazayı Gören" sorusunu Var veya Yok olarak sorar ve tanıkların kimlik bilgilerini ister. Tanık yoksa bunu açıkça yazın; boş bölüm "tanıklar dinlenmedi" diye okunabilir.

Olay yeri, kroki ve fotoğraflarla delilleri nasıl korursunuz?

Önce yaralıya müdahale edin ve başkaları için süren tehlikeyi giderin. Ardından alanı şeritle kapatın, ekipmanı durdurup etiketleyin; kolluk inceleme yapacaksa o tamamlanmadan hiçbir şeyi yerinden oynatmayın. Sonra genelden özele fotoğraf çekin, ölçülü kroki çizin ve kamera kayıtlarını üzerine yazılmadan kopyalayın. Her delil tutanakta ek numarası alır.

1. Alanı kapatın. Şerit çekin ve kapatma saatini yazın. Tehlikeyi gidermek için bir şeye dokunduysanız, örneğin elektriği kestiyseniz, bunu da saatiyle not edin.
2. Genelden özele çekin. Önce alanı dört yönden, sonra ekipmanı, en son hasarlı parçayı ve zemini çekin. Yakın planlarda ölçek için metre kullanın.
3. Ölçülü kroki çizin. Sabit referans (kolon, kapı veya kuzey yönü), ekipmanın ve kazalının konumu, düşme yüksekliği ve tanıkların yerleri krokide olsun.
4. Ekipmanı ayırın. Kullanım dışı etiketi asın; bakım ve periyodik kontrol kayıtlarını dosyaya ekleyin.
5. Kayıtları aynı gün kopyalayın. Kamera kaydı, vardiya listesi, iş izin formu, eğitim ve KKD zimmet kayıtları dosyaya girsin.
6. Fiziksel delili saklayın. Kopan halat, kırık pabuç gibi parçaları torbalayıp etiketleyin.

Doldurulmuş iş kazası tutanağı örneği (kurgusal)

Aşağıdaki örnek kurgusaldır; işyeri ve kişi adları uydurmadır, gerçek bir olayı anlatmaz. Word dosyasındaki doldurulmuş sürüm aynı olayı tanık ifade formları ve kroki alanıyla birlikte içerir.

Örnekte saatin kaynağı yazılmış, düşüşü görmeyen tanık "duydu" diye kayda geçmiş, kazalının davranışı da tanık beyanıyla aktarılmıştır. Tutanağı sorgulamaya dayanıklı kılan bu ayrıntılardır.

Tutanakta en sık yapılan hatalar nelerdir?

En sık hatalar; olgu yerine yorum ve suçlama yazmak, saatleri tahminle doldurmak, tanıkları birlikte dinlemek, olay yerini kayda almadan toplamak ve SGK bildirimini tutanağın tamamlanmasını bekleyerek geciktirmektir. Bu hatalar, olay SGK soruşturmasına, müfettiş incelemesine ya da davaya taşındığında tutanağın güvenilirliğini ciddi biçimde zayıflatır.

• Kazalıya hazır cümle imzalatmak: "Kendi dikkatsizliğimdir" gibi kalıplar yerine beyan, kazalının kendi cümleleriyle yazılır.
• Birden çok sürüm üretmek: Aynı kaza için tek numaralı tutanak olur; sonradan gelen bilgi tarihli bir ek tutanakla eklenir.

Tutanak ve kaza kayıtları ne kadar süre saklanır?

6331 sayılı Kanun bütün iş kazalarının kaydını tutmayı zorunlu kılar, ancak bu kayıtlar için ayrı bir saklama süresi yazmaz. 5510 sayılı Kanun madde 86 ise işyeri defter, kayıt ve belgelerinin ilgili yılı izleyen yılbaşından başlayarak on yıl, kamu idarelerinde otuz yıl saklanmasını ve SGK denetim elemanları istediğinde on beş gün içinde ibraz edilmesini öngörür.

Tutanağı, eklerini, SGK bildirim dökümünü ve araştırma raporunu aynı kaza dosyasında en az bu süre saklamak güvenli bir uygulamadır. Fotoğrafları ve kamera kayıtlarını orijinal dosya olarak iki ayrı ortamda yedekleyin; mesajlaşma uygulamasıyla gönderilen kopyada çekim saati kaybolabilir.

Tutanaktan kalıcı önleme

Tutanak kaza dosyasının ilk sayfasıdır; kök neden analizi, risk değerlendirmesinin gözden geçirilmesi ve önlemlerin takibi aynı dosyada sürer. Bu süreci sahada yürütecek belgeyi almak istiyorsanız Uludağ Uzman Akademi'nin C Sınıfı İş Güvenliği Kursu programını inceleyebilirsiniz.

Kaynaklar

• 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, madde 13, 21 ve 86 (mevzuat.gov.tr)
• 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, madde 3 ve 14 (mevzuat.gov.tr)
• İş Güvenliği Uzmanlarının Görev, Yetki, Sorumluluk ve Eğitimleri Hakkında Yönetmelik, madde 9 ve 11 (mevzuat.gov.tr)
• SGK, İş Kazası Meslek Hastalığı E-Bildirim uygulaması ve kullanım kılavuzu (e.sgk.gov.tr)